福建师范大学科技档案管理办法
发布时间: 2009-04-15 访问次数: 34

   

福建师范大学科技档案管理办法

 

第一章 总  则

第一条  科技档案是科学技术储备的一种形式,是国家的宝贵财富。科技档案的完整、准确、系统既可作为对各类科技人员考核、评审、奖励的重要依据,又是继续进行科学研究的必要条件,同时也关系到科研管理工作的效率和质量。为了建立、健全学校的科技档案工作,充分发挥科技档案在各项科技工作中的作用,根据高等学校科技档案工作试行条例,结合学校的具体情况,特制定本办法。

第二章 科技档案归档的范围

第二条  科研项目立项依据材料。凡是列入学校科研计划的研究项目,都必须建立完整的科技档案,按期积累和保管有关文件材料,包括研究项目的计划任务书,开题报告、设计方案或实施方案,工作计划、年度进度以及与项目直接相关的上级指示、合同、协议书等。

第三条  科研工作进行中形成的技术文件材料。调查考察报告、年终总结或阶段小结、试验数据和执行情况表,各种原始记录、会议记录,有关图纸、图表、图片、科研影片、录音带、光盘等均属科技档案范围。

第四条  科研成果的综合资料。项目总结、论文、专著、成果、鉴定文件、评审材料、获奖情况,以及成果的推广应用、转让等活动中形成的全部科技文件材料。

第五条  与其他单位合作的研究项目。凡是与其它单位合作的科研项目所形成的科技文件材料,是我校主持的,应将科研项目全套技术文件材料(包括协作单位报送的技术文件材料),立卷归档。我校是协作单位的应整理本校所形成的有关技术文件材料立卷。

第三章 科技档案归档的要求

第六条  科技档案实行管理部门(科研处)和项目组共同立卷归档制度。科研处各科室根据岗位职责分工分别形成科研工作各阶段的有关档案文件材料;科研项目组指定专人将科研工作中形成、积累的与项目有关的全部文件材料按要求整理后交科研处,凡需归档文件材料,必须注明形成时间、地点、编者或作者,最后由科研处立卷后,统一转交学校档案室。

第七条  科研工作在完成或告一段落后,项目组需把所形成的技术文件材料加以系统整理,写好项目概要介绍,由项目负责人审查后归档。科研项目在完成通过鉴定验收后两个月内归档,某些研究周期较长的项目可分阶段归档,归档时应列出清单,向科技档案保管人员移交,交接双方签字后归档。

第八条  科研人员调动工作时,必须将本人承担任务的全部科技文件材料向项目组进行清理移交,不得带走。

第九条  项目执行期间的任务书、年度执行情况表、总结报告、记录本等一律要求用A4型号纸张。试验设计用纸应做到材料优良、图样清晰,以利长久保存。

第十条 科技档案归档时,可以提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。科研项目重要档案,需各单位主管领导审查。

第十一条 多单位合作的科研项目归档,项目主持单位保存一套完整的档案(包括协作单位的相关挡案复制本),协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本。

第四章 科技档案的管理

第十二条  科技档案按项目分类、编排页号、立档项目档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,某些研究周期较长的项目可分阶段归档案卡、填写卷内目录和备考表,注明密级和进行必要的加工整理。

第十三条  技术文件材料整理后,以卷、册、袋、盒为保管单位进行保管。文字照片以卷、册为保管单位,图纸以袋为保管单位,影片、光盘以盒为保管单位

第十四条  凡需归档成果材料,要求鉴定材料、成果照片、合同书、专著、论文三份以上,图纸、图表、照片底片各归档一份。

第十五条  非本项目人员凡需复制科技档案,须经有关领导批准,机绝密的严格把关。

第十六条  档案保管工作必须切实做到安全、不遗失、不泄密。要防潮、防火、防虫、防盗,定期对档案进行安全检查。

第十七条  保管5年以上的成果档案移交校综合档案室保管,并造好移交清单,双方各一份。

第十八条  科技档案可按规定划分秘密、机密、绝密三种。保管期限划分为永久、长期、短期三种。凡要销毁的科技档案,必须提供清单目录,经分管校长或处长审定。销毁时要指定监销人,以防失密。

 第十九条  科技档案借阅办法:

1.凡是本校教职工需借阅秘密级,及非秘密级科技档案,必须办好借阅手续,并于一周内归还。绝密档案一律不出借,需要时可当场查阅。机密档案如工作需要借出时,必须有领导审批签准才能借出,并于三天内归还。

2.技术档案材料原则上不能借出校外,如属校外单位开展工作必不可少的材料,需要借出时,须有单位介绍信,征得作者和有关业务部门的同意。借阅秘密级档案须经处领导批准。

3.借阅科技档案材料,要很好爱护,妥善保管,不得遗失、沾污、撕破。

4.借阅者不得擅自更改科技档案内容,如有更正,必须通知科研处,由科研处指定专人进行鉴定,反复查对,核对完后,才能在原稿上改正,并建立错情登记,写明原因以备查考。

第五章 附 则

第二十条 本办法由校科研处负责解释

   第二十一条 本办法自2008年1月1日起实施。